POLÍTICA TRATAMIENTO DATOS PERSONALES
POLÍTICA DE TRATAMIENTO Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES
Acceso y circulación restringida, confidencialidad y uso legítimo de los datos personales recolectados.
c. Recolección de Datos Parqueaderos
Para el desarrollo del proceso de reposición de tarjetas de parqueaderos de PRIMAVERA URBANA, se requiere de la recolección de datos del cliente, con la única finalidad de autenticación de la identidad del cliente, así como para evitar casos de suplantación de identidad para hurto de vehículos a partir de la pérdida de una tarjeta. Esto se realiza a través del formato denominado “Reposición de tarjeta extraviada”, no obstante, estos datos son custodiados con medidas de seguridad altas, de acuerdo al manual de procedimientos en protección de datos, está bajo la custodia de la dirección de seguridad, con acceso restringido a cualquier otra dirección o empleado del Edificio. El formato mencionado, contará siempre con la autorización respectiva, de acuerdo a lo establecido en el Artículo 6 del Decreto 1377 de 2013.
d. Video Vigilancia
Primavera Urbana Centro Comercial Y Empresarial, se encuentra en la obligación de velar por la seguridad de todos los propietarios, locatarios, visitantes, arrendatarios y clientes en general, así como la de sus empleados, contratistas y representantes, por lo cual su dispositivo de seguridad, cuenta con un circuito cerrado de televisión, con el cual se busca tener el control de las personas que se encuentran en las instalaciones del Edificio, como de prevenir conductas delictivas, terroristas y en general cualquier hecho que afecte o pueda afectar la integridad de las personas. Los titulares podrán observar en las entradas del Primavera Urbana Centro Comercial y Empresarial , tanto en parqueaderos, como en la zona comercial, los avisos de privacidad, que el Edificio implementará y actualizará conforme a los requisitos legales definidos en el artículo 14 del Decreto 1377 de 2013, siguiendo la directriz establecida en el numeral 12 de las presentes políticas, estos serán notorios al público, de manera que el ingreso a las instalaciones del Primavera Urbana Centro Comercial y Empresarial, constituirá conducta inequívoca de permitir la video vigilancia realizada. Esta información no permanecerá de manera indefinida en las bases de datos de la organización, solo se mantendrá por un tiempo necesario para ejercer el monitoreo de seguridad conforme a las directrices de la dirección de seguridad.
- CLASIFICIACIÓN Y FINALIDADES DE LA RECOLECCIÓN DE DATOS PERSONALES Y TRATAMIENTO DE LOS MISMOS
La recolección y tratamiento de datos personales tienen la siguiente clasificación y finalidad:
1. Propietarios, Locatarios y/o arrendatarios
a. Envío de información y documentos relacionados con la administración de Primavera Urbana Centro Comercial y Empresarial, la cual deba remitirse a los propietarios, locatarios y/o arrendatarios de unidades privadas del sector comercial y empresarial.
b. Creación, registro, modificación de la base de registro de Copropietarios, para efectos de facturación e información relacionada con el Edificio.
c. Control de alquiler de zonas comunes.
d. Envío de boletines con información de interés para los propietarios, locatarios y/o arrendatarios.
e. Envió de información publicitaria de la Dirección de Marketing.
f. Envió de información relacionada con los descuentos y promociones especiales del sector comercial para los Copropietarios.
g. Envió de información de actividades lúdicas, capacitaciones, reuniones, programas ambientales, que organice la Administración del Edificio.
h. Trámite de reposición de tarjetas.
i. Manejo de información para las acciones judiciales.
2. Visitantes y Clientes.
a. Envío de correo electrónico masivo y demás mensajes de datos y contacto telefónico, con fines de actualización de datos, así como informando sobre los eventos y actividades comerciales en Primavera Urbana Centro Comercial Y Empresarial.
b. Remisión de ofertas, incentivos y promociones de los establecimientos de comercio.
c. Comunicación sobre la existencia de sorteos, rifas, concursos o invitaciones a conciertos, actividades lúdicas o de entretenimiento que se realicen en el Primavera Urbana Centro Comercial y Empresarial real o en sus dominios virtuales en la WEB.
d. Enviar encuestas de opinión sobre la satisfacción de clientes, usuarios y potenciales clientes.
e. Tramitar el proceso de reposición de tarjetas de parqueadero.
f. Análisis y segmentación de la información para elaborar estudios y estadísticas sobre preferencias de consumo.
g. Realizar encuestas y/o sondeos de opinión sobre productos y servicios.
h. Prestación de servicio de primeros auxilios en casos de accidentes o problemas de salud dentro del Primavera Urbana Centro Comercial y Empresarial.
3. Empleados y colaboradores temporales
a. Gestión de la relación laboral, que incluye específicamente los pagos de salarios, el control de novedades laborales como incapacidades, permisos, el control de acceso y horario de trabajo del empleado, el control del personal activo y retirado de la compañía, seguimiento al cumplimiento de las funciones del empleado, las afiliaciones y aportes a seguridad social y cajas de compensación tanto de los empleados como de sus familiares, cuando a ello hubiere lugar.
b. Envío de felicitaciones y congratulaciones por fechas especiales.
c. Control de asistencia a capacitaciones.
d. Realización de exámenes periódicos de salud.
e. Realización de actividades y eventos de integración y recreación.
4. Proveedores, Contratantes y Contratistas.
a. Contacto para cotizaciones y para la gestión de las relaciones comerciales que surjan, con el objeto de adquirir sus productos o servicios como insumos para el funcionamiento del Primavera Urbana Centro Comercial y Empresarial.
b. Ingreso en sistema contable, con el fin de realización de pagos y demás procesos propios de las obligaciones derivadas de los contratos o de la adquisición de bienes o servicios.
c. Información para el proceso de contratación.
d. Verificación de calidad de servicio.
e. Cumplimiento de las obligaciones contractuales, por lo cual la información podrá ser remitida a terceros, abogados, entidades financieras, entre otros.
FINALIDADES COMUNES
Además de las finalidades mencionadas anteriormente, las cuales varían de acuerdo a la calidad que los titulares, se tienen como finalidades comunes del tratamiento de los datos que se encuentren en las bases de datos de Primavera Urbana Centro Comercial y Empresarial, las siguientes :
01 La seguridad en las instalaciones, por lo cual se practica la video vigilancia en todo Primavera Urbana Centro Comercial y Empresarial, mediante circuito cerrado de televisión, el cual es administrado por la organización.
02 Tramite de quejas, peticiones, reclamos, felicitaciones y demás solicitudes.
03 Reacción a contingencias como incendios, terremotos, inundaciones que afecten la integridad de las instalaciones o de las personas dentro de ellas.
04 Remisión de información, requerimientos y notificaciones a todos los empleados, proveedores y contratistas de Primavera Urbana Centro Comercial y Empresarial, que se encuentran registrados en nuestras bases de datos.
05 Dar cumplimiento a exigencias legales y requerimientos de autoridades judiciales.
11. NECESIDAD Y TEMPORALIDAD DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES.
Primavera Urbana Centro Comercial Y Empresarial solo podrá recolectar, almacenar, usar o circular los datos personales durante el tiempo que sea razonable y necesario, de acuerdo con las finalidades que justificaron el tratamiento, atendiendo a las disposiciones aplicables a la materia de que se trate y a los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información. Una vez cumplida la o las finalidades del tratamiento, y sin perjuicio de las normas legales que dispongan lo contrario, procederá a la supresión de los datos personales en su posesión. No obstante, los datos personales deberán ser conservados cuando así se requiera para el cumplimiento de una obligación legal o contractual.
12. RELACIONES CONTRACTUALES QUE INVOLUCREN ACCESO A DATOS PERSONALES
a. Vinculación por contrato laboral: Para el ingreso de funcionarios nuevos con contrato laboral, es necesario que cada funcionario que empiece a realizar algún tipo de labor, manifieste conocer, aceptar y aplicar las políticas de protección de datos personales; de igual forma, se requiere la firma de la autorización correspondiente para el manejo de datos necesarios para el proceso de selección y los que se utilicen para desarrollo de la relación laboral.
El Proceso de Talento Humano deberá velar para que, en cada incorporación de un nuevo funcionario se exija el conocimiento, la firma y aceptación de la presente política, de las autorizaciones y los demás documentos que la complementen.
b. Vinculación por prestación de servicios: Las personas que se vinculan a PRIMAVERA URBANA mediante prestación de servicios deberán conocer y aceptar las políticas de protección de datos personales, obligarse a su cumplimiento y suscribir el acuerdo de confidencialidad estructurado con fines de protección de información personal y corporativa.
c. Vinculación comercial: En los casos de proveedores, contratistas, aliados o terceros con los que se desarrollen relaciones comerciales que involucren acceso, tratamiento, transmisión o transferencia de datos personales, se establecerá en los respectivos procesos por parte de las distintas áreas encargadas, las cláusulas, anexos, contratos, o procedimientos para asegurar la protección de la información y los datos personales en dichas relaciones, ya sea cláusula de auditoría sobre la información, devolución de información, contratos de transferencia y transmisión de información, entre otras.
13. DERECHOS DE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN
La persona natural como Titular de los datos personales suministrados a Primavera Urbana Centro Comercial Y Empresarial, tendrán los siguientes derechos:
a. Conocer, actualizar, rectificar o suprimir los datos personales. Este derecho podrá ser ejercido igualmente por el Titular frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
b. Solicitar prueba de la autorización otorgada, para el tratamiento de los datos personales, salvo en los casos exceptuados por la Ley (Artículo 10 de la Ley 1581 de 2012).
c. Ser informado previa solicitud, respecto del uso que ha dado a sus datos personales.
d. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la normatividad vigente para la protección de datos personales.
e. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a la Ley y a la Constitución.
f. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.
g. Conocer los cambios sustanciales en la política de protección de datos concernientes a la finalidad e identificación del responsable del tratamiento, a más tardar al momento de la entrada en vigencia de las nuevas políticas.
h. Acceso a la información personal, para lo cual los encargados y responsables deberán implementar los mecanismos sencillos y ágiles para que se garantice el acceso permanente.
i. Ejercer el derecho de acceso para actualizar, rectificar, eliminar datos personales.
14. PROCEDIMIENTO PARA CONSULTAS, ACTUALIZACIÓN DE DATOS Y RECLAMOS.
Los titulares cuya información se encuentre en bases de datos de propiedad de Primavera Urbana Centro Comercial Y Empresarial, o los terceros legitimados por Ley o autorizados expresamente y por escrito por parte del titular, para el ejercicio de sus derechos de Actualización, Rectificación, Conocimiento o Supresión de su información personal podrán utilizar los siguientes mecanismos para el envío de su petición:
a. Petición escrita en físico: Dirigido a la Calle 15 No. 41 – 101 Oficinas de Administración de Primavera Urbana Centro Comercial Y Empresarial.
b. Correo Electrónico: Envió de solicitud a nuestro correo: servicioalcliente@primaveraurbana.com.co
Cualquiera de las formas de envió deberá contener de manera clara y expresa el trámite solicitado (conocer, actualizar, rectificar o suprimir sus datos personales), la información completa del solicitante, dirección de domicilio, correo electrónico si tiene, y la autorización para recibir contestación por medio electrónico.
15. LEGITIMACIÓN EN EL EJERCICIO DE DERECHOS Y REQUISITOS
El ejercicio de estos derechos es personal y solamente puede actuar el titular de los datos por cualquiera de los procedimientos siguientes:
a. Por el propio titular, acreditando su identidad. No serán atendidas las solicitudes de ejercicio que se efectúen sin acreditar la identidad del titular.
b. Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad.
c. Por el representante legal del titular, previa acreditación de su condición, cuando éste se encuentre en situación de incapacidad o minoría de edad que le imposibilite el ejercicio de esos derechos.
d. Por un representante voluntario expresamente designado para el ejercicio de ese derecho, que tendrá que aportar el poder debidamente constituido para su representación.
16. TRÁMITE DE LA SOLICITUD:
Una vez se recepcione la solicitud, por cualquier medio, se informará por parte del Encargado de manera inmediata al solicitante. El trámite y la contestación de llevará a cabo en los siguientes términos:
- CONSULTAS
La petición será atendida dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a su recepción. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término
- RECLAMOS
Una vez recepcionado el reclamo se dará trámite y contestación dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a la recepción. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Si el reclamo o consulta del titular resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción de la petición para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido de la solicitud.
17. REQUISITOS DE LA PETICIÓN.
a. Nombre, apellidos del titular y fotocopia de su cedula de ciudadanía o extranjería, o pasaporte y, en los casos que se admita, de la persona que le represente, así como del poder de representación. La fotocopia del documento de identidad o del pasaporte podrá ser sustituida por copia de documento equivalente que acredite su identidad conforme a derecho.
b. Petición en que se concreta la solicitud. Cuando se trate del derecho de acceso, se deberá especificar el sistema de consulta elegido y cuando se trate de solicitud de rectificación o supresión se deberá indicar el dato que es erróneo y la corrección que debe realizarse.
c. Domicilio a efectos de notificaciones, fecha y firma del solicitante.
18. RECHAZO DE LA PETICIÓN.
a. Cuando sea presentada por persona jurídica.
b. Cuando el solicitante sea una persona distinta del titular, sus causahabientes o de su representante.
c. Cuando no se indique la base de datos sobre la que se ejercitan los derechos de acceso, rectificación o supresión.
d. En el caso del derecho de rectificación, cuando no se indique o informe dentro de los 2 meses siguientes al requerimiento, el dato que es erróneo y la corrección que debe realizarse.
e. Cuando se trate de solicitudes genéricas.
f. Si solicitado el acceso, la rectificación o supresión, se considera que no procede acceder a la solicitud del titular, así se le indicará de forma motivada, dentro del plazo de 10 días hábiles y de 15 días hábiles para la rectificación o supresión a contar desde la recepción de la solicitud.
g. Si la solicitud del titular de la información, no cumple con estos requisitos, no podrá ser atendida y de ser posible, se requerirá al peticionario para que la subsane.
19. ACEPTACIÓN:
Todos los Titulares de la información otorgada a Primavera Urbana Centro Comercial y Empresarial, aceptan los términos conforme a estas políticas de privacidad.
20. MODIFICACIÓN
Primavera Urbana Centro Comercial y Empresarial, se reserva el derecho de modificar o actualizar en cualquier momento las políticas de manejo de datos adoptadas, en atención a la Ley, políticas internas del Edificio o la prestaciones de nuevos servicios comerciales y empresariales.
Cualquier modificación podrá ser consultada en la página web: www.primaveraurbana.co
21. VIGENCIA
La presente política de Protección de manejo de datos, rige a partir de su publicación.
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